ETC线下会议标准流程
ETC会议全称为Atomeocean Enforce The Connection会议
1. 流程目的（Why）
轻量组员工通过参加atomeocean线下会议，保留完整会议记录，满足USCIS对员工返回办公室工作的要求。
每次ETC线下会议都采用标准化流程，确保会议的高效组织和记录。标准化流程有助于：
- 统一会议执行标准
- 提高会议效率
- 确保合规性
2. 流程步骤（How）
1 会议邀请
确认在职状态并邀请参加ETC线下会议。
- 不能参加会议请参考无法参加会议模板 通知HR
- 参加会议需要回复在职并确认参加会议，确认截止时间为会议前48小时。
- 新员工首次参会需在发给HR的邮件说明。
2 会议通知
1. HR发送会议通知
HR获得会议参加人员名单、确认会议地点后，发送会议通知，包含：
- 会议时间、地点
- 会议议程
- 会议信息链接
2. 与会人员邮件确认参加会议
与会人员发送英文邮件确认参加ETC会议，保留参加书面记录。
- 确认会议地点和时间。
- 主持人需要准备会议资料，与会人员需要带上电脑。
3. HR在Logbook上更新staff信息
HR需要在Logbook上更新staff页面，记录参加意向。与会人员同时验证网页内容更新。
- 更新内容包括：参会状态、请假记录
- 验证需在会议前完成
3 会议总结
- 整理会议照片和纪要
- 整理会议视频并上传到YouTube
- 在Logbook上更新会议照片和纪要
- github 更新
- 邮件记录
3. 预期收益（Benefits）
通过参加线下会议
- 加强对公司的了解，有利于降低visa fraud风险
- 促进团队面对面交流
- 提高工作协同效率
公司官方留存会议参加记录
- 满足USCIS对员工返回办公室工作的要求
- 建立员工更完整的工作档案
在logbook记录会议纪要和合影照片
- 便于后续查询和审计
- 作为工作证明材料
- 形成团队历史记录
附录
会前确认参加会议邮件
发送邮件至
text
askhr@atomeocean.com参加会议请粘贴如下回复
text
- 您当前在Atomeocean在职状态: 在职
- 您的参会意向: 参加
- 您的姓名: [Your Name]
- 您的邮箱: [Your Email]与会人员发送英文邮件确认参加ETC会议，保留参加书面记录。
请一键复制下方模板，替换相关信息后发送到邮箱
text
askhr@atomeocean.com邮件主题
Atomeocean ETC Meeting Confirmation - [Your Name]邮件内容
Hello Atomeocean HR Team,
I confirm my attendance for the upcoming ETC meeting scheduled on [Date] at [office location].
Best regards,
[Your Name]会议持续时长
通常为1小时。
无法参加会议处理方法
请通过以下英文邮件模板通知HR无法参加会议
发送邮件至
text
askhr@atomeocean.com邮件主题 请替换括号中的名字
text
[Non-Attendance] Atomeocean ETC Meeting 2025Q2 - [Your Name]邮件内容
text
Dear Atomeocean HR Team,
I regret to inform you that I will be unable to attend the "Enforce the Connection" meeting scheduled for **July 2, 2025**, in New York due to [brief reason, e.g., scheduling conflict/personal commitments].
Below are my details for your records:
- Full Name: [Your Name]
- GitHub Profile Link: [Your Link]
- Reason for Non-Attendance (Optional): [Brief explanation, if desired]
Compliance Note:
This communication is solely for the purpose of documenting attendance compliance with company policies and USCIS requirements. Access will be restricted to authorized personnel and regulatory reviews.
Please let me know if any further action is required on my part. I remain available for any follow-up discussions if needed.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]用途
不参加会议邮件仅用于USCIS合规性审查
如何进入会议室
会议室地址会在会议通知中提供，请提前到达。
应急联系人
请查看Discord频道#etc-meeting