员工被动离职合规处理流程
文档正在更新
已确认员工离职流程会和贡献度等级绑定，文档内容正在完善中，敬请期待。
为确保公司及员工符合相关合规要求，当出现以下情形导致雇佣状态无法满足监管部门审核时，Atomeocean 将启动被动离职处理流程。
触发条件
- 无法联系到员工，移民局审核时公司无法提供在职证明。
- 员工未能提供GitHub账号信息，导致无法提交工作记录。
- 员工在GitHub上近期无任何贡献记录，不满足移民局审查需求
分阶段提醒
阶段一：提醒和通知
- 通过电子邮件及公司内部Discord频道向员工发送合规提醒，明确需补充的材料及提交截止日期。
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发件人：askhr@atomeocean.com
收件人：zhangwei@gmail.com
抄送：management@atomeocean.com
主题：【Atomeocean】请于2025年5月10日前补充合规材料
尊敬的Atomeocean成员，
您好！
根据公司合规审核要求，您在Atomeocean GitHub组织中的项目工作记录尚未完整提交。为确保移民局审查时能够准确提供您在职和贡献情况，请您务必十个工作日内提交所需材料：
- 您的GitHub用户名及绑定邮箱
- 最近三个月在 Job Compass项目中所有Issue/PR等链接 https://github.com/atomeocean/job-compass
如未能按时提交，我们将按《被动离职合规处理流程》进入下一阶段的审核与申诉程序。若对材料准备有任何疑问，请随时通过联系HR团队。
感谢您的配合与支持！
Atomeocean 人力资源部
askhr@atomeocean.com阶段二：合规审查与申诉
- 内部审查会议
- 由人力资源部、直属主管及法务团队共同评估员工的GitHub贡献记录及其他工作材料，确认是否符合移民局要求。
- 员工申诉权利
- 员工如对审查结果有异议，可在收到通知后 5 个工作日内提交书面申诉或申请复核。
阶段三：雇佣状态确认
- 合规通过
- 向员工发送审核结果确认通知，继续履行雇佣关系。
- 合规未通过
- 公司将向员工提供正式书面说明及离职生效日期，所有敏感信息将予以保密处理，以维护员工未来就业权益。
您的权益保障
- 透明度：所有流程均以书面形式通知。
- 隐私保护：工作记录仅用于合规验证，未经授权不向第三方披露。
常见问题解答
为什么需要访问我的GitHub账号？
- 仅用于提取与在Atomeocean工作职责相关的代码提交记录，不会查看个人项目或私有仓库。
若因特殊原因无法及时响应，公司会直接终止合同吗？
- 公司将优先协助员工解决问题，并与员工共同商议最优方案，绝不会单方面终止合同。
离职后移民局是否会通知学校？
- 公司仅按法规要求更新 USCIS/SEVIS 系统状态，建议员工主动联系所在院校的 DSO 以确认具体情况。
公司支持流程
若因特殊情况无法完成工作状态验证，公司将启动以下支持流程：
1 初步沟通与情况了解
HR部门会首先与员工及其经理进行保密沟通，了解工作状态验证未能通过的具体原因或遇到的困难（如工作授权文件续签、E-Verify出现TNC等）。
2 制定补救计划
若情况允许，公司将与员工共同制定补救计划，明确在合理期限内（如E-Verify规定的8个联邦工作日或根据情况的宽限期）需要完成的步骤和目标，以恢复合规状态。
3 评估与决策
若补救计划无效，或员工最终无法提供有效的工作授权证明，公司将根据内部政策、移民法规定和劳动法要求进行评估。
4 协商解决方案
基于评估结果，HR将与员工协商解决方案。这可能包括：
- 启动自愿离职协议。
- 在符合法律规定的前提下，提供一段时间的无薪休假以供员工处理身份问题（若公司政策允许）。
5 最终措施
若协商未果且员工确实无法继续合法工作，为遵守法律并维护公司及其他员工的利益，公司将不得不执行终止雇佣关系。此过程将严格遵守所有适用的法律程序和员工权利。
