Atomeocean寄送文件标准流程
展示Atomeocean寄送实体文件的标准流程。发件地址必须是atomeocean公司纽约总部地址，收件地址可以是美国本土或者海外地址。
角色说明
| 角色 | 表述方式 | 详细说明 |
|---|---|---|
| 收件人 | 收件人 | 可以是Atomeocean轻量工作用户或服务客户 |
| 美国公司 | 公司 | 在美国合法注册的商业主体，为员工提供雇佣关系背书及税务/法律合规支持。 |
| 公司代表 | HR | 经企业授权的人力资源对接人，负责员工合同管理、薪酬协调及双向沟通事务 |
流程概述
目的
Atomeocean HR将实体文件寄送给收件人，确保文件安全、及时送达。
适用范围
需要从Atomeocean获取实体文件的收件人。收件人地址可能是美国本土或海外地址。
详细步骤
阶段一: 寄送申请与审批
目标：完成寄送需求确认和审批流程
1 确认邮寄需求
- 明确寄送文件类型及数量
- 确认收件人完整信息：
- 收件人姓名
- 详细地址（含邮政编码）
- 联系电话
- 确定邮寄优先级（普通/加急）
2 提交邮寄申请
- 使用公司指定邮件模板发送申请
- 申请必须包含：
- 发件人信息（默认atomeocean纽约总部地址）
- 完整的收件人信息（包括邮政编码）
- 选择的邮寄方式（如USPS/FedEx等）
- 特殊要求说明（如保价、签收回执等）
3 审批与费用核算
- 行政部门审核申请内容
- 计算邮寄费用
- 邮寄方式
- 文件重量
- 服务商劳务费(Labor Cost)
- 反馈预计费用和送达时间
- 申请人确认后批准寄送
阶段二: 文件处理与寄送
目标：安全高效完成文件寄送
1 文件准备
- 核对文件完整性和准确性
- 准备必要的附加文件（如说明函）
- 按重要性分类处理（普通/机密）
2 安全包装
- 选择适当包装材料：
- 普通文件：防水信封
- 重要文件：防震文件袋
- 添加必要防护材料
- 密封并粘贴邮寄标签
3 安排寄送
- 根据审批选择邮寄服务商
- 支付邮费并获取运单
- 记录寄送详细信息：
- 寄出时间
- 运单编号
- 美国境内普通平信邮寄服务没有跟踪编号
- 预计到达时间
运单编号
美国境内普通平信邮寄服务没有跟踪编号
阶段三: 寄送后跟进
目标：确保文件顺利送达
1 发送寄送通知
- 通知申请人以下信息：
- 实际寄出日期
- 运单跟踪编号
- 服务商查询链接
- 预计送达时间范围
2 物流跟踪
- 定期查看物流状态
- 异常情况及时跟进：
- 延迟送达
- 派送问题
- 地址错误
3 送达确认
- 收件人签收确认
- 归档寄送凭证
- 完成流程记录
- 实际送达时间
- 收件人反馈
- 特殊处理事项
注意事项
- 确保提供的收件地址准确无误，否则可能导致延误或退件。
- 若涉及机密文件，请提前查询邮件服务上附加安全保障服务条款（如签收确认）。
- 遇到特殊情况（如地址更改或紧急需求），请及时与公司HR联系。
规避邮寄费用
atomeocean会每季度初举办线下会议，会议期间会统一分发文件，避免邮寄费用。