ETC线下会议标准流程
ETC会议全称为Atomeocean Enforce The Connection会议
1. 流程目的（Why）
轻量组员工通过参加atomeocean线下会议，保留完整会议记录，满足USCIS对员工返回办公室工作的要求。
每次ETC线下会议都采用标准化流程，确保会议的高效组织和记录。标准化流程有助于：
- 统一会议执行标准
- 提高会议效率
- 确保合规性
2. 流程步骤（How）
1 会议邀请
确认在职状态并邀请参加ETC线下会议。
- 不能参加会议请参考无法参加会议模板 通知HR
- 参加会议需要回复在职并确认参加会议，确认截止时间为会议前48小时。
- 新员工首次参会需在发给HR的邮件说明。
2 会议通知
1. HR发送会议通知
HR获得会议参加人员名单、确认会议地点后，发送会议通知，包含：
- 会议时间、地点
- 会议议程
- 会议信息链接
2. 与会人员邮件确认参加会议
与会人员发送英文邮件确认参加ETC会议，回复邮件请根据这个模板
- 会议主持人需要准备会议资料
- 与会人员需要带上电脑
3. HR在Logbook上更新staff信息
HR需要在Logbook上更新staff页面，记录参加意向。与会人员同时验证网页内容更新。
- 更新内容包括
- 参会状态
- 请假记录
- 验证需在会议前完成
3 会议总结
- 整理会议照片和纪要
- 整理会议视频并上传到YouTube
- 在Logbook上更新会议照片和纪要
- github记录更新
- 邮件记录
3. 预期收益（Benefits）
通过参加线下会议
- 加强对公司的了解，有利于降低visa fraud风险
- 促进团队面对面交流
- 提高工作协同效率
公司官方留存会议参加记录
- 满足USCIS对员工返回办公室工作的要求
- 建立员工更完整的工作档案
在logbook记录会议纪要和合影照片
- 便于后续查询和审计
- 作为工作证明材料
- 形成团队历史记录
附录
会前确认参加会议邮件
发送邮件请参考流程 ETC会议前确认出席
会议持续时长
通常为1小时。
无法参加会议处理方法
请通过以下流程通知HR无法参加会议
如何进入会议室
会议室地址会在会议通知页面中提供，请提前10分钟到达。
应急联系人
请查看Discord频道#etc-meeting